Lederen for presseteamet i Nordre Follo skulle bare sjekke innboksen før hun la seg: – Da var det bare én ting å gjøre, avlyse alle avtaler

– Det var sent på kvelden etter en lang dag, og jeg skulle bare sjekke innboksen før jeg skulle legge meg. Der lå det en mail fra kommuneoverlegen til samtlige nøkkelpersoner, og da forsto jeg med en gang, selv om det ikke sto svart på hvitt, at dette var første gangen man så det muterte viruset knyttet til et utbrudd her i Norge. Da var det bare én ting å gjøre, avlyse alle avtaler.

Det forteller kommunikasjonsrådgiver og leder for presseteamet, Silje Stavik, hos Nordre Follo kommune til KOM24.

Stavik har tidligere jobbet i Helsedirektoratet og forteller at hun har erfaring med helsekommunikasjon. Da hun så mailen fra kommuneoverlegen en sen kveld i januar, forsto hun at det var alvor.

Morgenen etter møtte kommunen FHI og Helsedirektoratet.

– Jeg følte jeg la meg på kvelden og husker at neste dag var det rett i møte med Espen Nakstad og Camilla Stoltenberg, som man vanligvis ser på TV. Da gikk det ordentlig opp for meg, sier hun og forteller at det fort ble klart at en nedstengning måtte til for å få kontroll over utbruddet i kommunen med nært 60 000 innbyggere. Også i områdene rundt kommunen ble det iverksatt strenge restriksjoner.

Helt ny kommune

Nordre Follo ble etablert 1. januar 2020 ved sammenslåingen av Ski og Oppegård kommuner. Med andre ord er kommunen relativt ny -med både ny kommunedirektør, nye folkevalgte og ny kommuneoverlege - men de ble raskt satt på kartet.

Ettersom korona kom allerede i mars, hadde ikke kommunen mye tid til å bygge opp en organisasjonskultur, eller bli kjent med nye ledere og kollegaer. Ei heller noen reelle øvelser rakk de å gjennomføre.

De ble altså kastet rett inn i det, og som hun selv sier har kommunen i likhet med mange andre her i landet, jobbet mer eller mindre i en krisestab hele året.

– Vi hadde ikke så mye valg akkurat, og ble raskt tvunget inn i et samarbeid, der vi var nødt til å hoppe over mange «bli kjent»-ledd. Som de fleste andre, når det gjelder digitalisering, gjorde også vi et kvantesprang på det området, sier hun og forteller at dette var et område den nye kommunen i utgangspunktet skulle satse stort på.

I kommunikasjonsavdelingen i Nordre Follo er det ansatt ti stykker.

– Nå er det ikke alle i avdelingen som har jobbet 100 prosent, men vi er en stor kommunikasjonsavdelingen og det har vært et kjempepluss for oss i en krevende situasjon. På den måten er vi heldige, sier hun.

Noe av det første avdelingen gjorde da koronaen kom i mars var å sørge for at kommuneoverlegen jobbet tett med presseteamet.

Kommunikasjonavdelingen har vært nødt til å legge de fleste oppgaver til side, og bare fokusere på korona. Raskt kom det på plass en turnusordning der de har èn som vokter over mail og telefon på dagtid, på kvelden og i helgene.

– Det har vært et skikkelig travelt år, men også utrolig lærerikt. Som en kollega av meg fra HR-avdelingen sa, har det vært utrolig hvor mye vi klarer å få til så lenge vi jobber sammen, og hvis man må, da får man det til.

«Center of attention»

Men selv om kommunen har vært i krisemodus fra mars, kan ikke arbeidsmengden sammenlignes med det som måtte gjøres da utbruddet i januar skjedde.

Etter møtet med FHI og Helsedirektoratet måtte de raskt kalle inn til pressekonferanse.

– Da skal du både jobbe ut budskap sammen med kommuneoverlege og ordfører i tråd med det du akkurat har fått vite i møtet, håndtere media som har masse spørsmål, samtidig som det kimer i alle kanaler. Da smeller det. Men det gjelder å fokusere på det viktigste budskapet, og også være så åpen som mulig om situasjonen og være ærlig på at det ikke er alt man har svar på.

Den første av flere pressekonferanser ble holdt på formiddagen fredag 22 januar. Kommunen hadde innkalt både nasjonal og lokal media, og i forkant publisert en pressemelding som fortalte at pressekonferansen skulle ta for seg utvikling av mutert virus i kommunen.

Etter at pressekonferansen var gjennomført, skulle FHI gå ut med en nettartikkel.

– Da ble vi plutselig «center of attention», og vi følte at alles øyne var på oss. Da var det ikke bare innbyggerne og de ansatte i vår egen kommune, men også media, helsemyndighetene og hele Norges befolkning, sier hun.

Så var det bare å gjøre seg tilgjengelig.

Hun forteller at kommunen har en god relasjon til lokalmediene Oppegård Avis og Østlandets Blad, og at de i løpet av koronaåret har vært bevisste på at man også må bringe frem positive nyheter og fortellinger - og ikke skremme folk.

– Nå kom vi i en situasjon der vi nesten var nødt til skremme, for at alle skulle forstå hvor alvorlig dette var, og at vi ikke visste konsekvensene av utbruddet.

– Ba de sende SMS

Kommunen satte opp tre pressekontakter på nettsiden. Vanligvis står det et navn der. Stavik forteller at når det ringer såpass ofte, er det ikke enkelt å skille hvem som er journalister eller hvem som er innbyggere fra kommunen.

– Vi måtte slutte å ta telefonen hvis vi ikke kjente nummeret, og ba de sende SMS slik at jeg klarte å sile ut hvem som var hvem, og så tok vi kontakt med mediene og la opp ulike tidspunkt for intervjuer.

Hun forteller at de etter hver pressekonferanse la opp til en time med intervjuer- som ofte strakk seg utover ettermiddag og kveld.

– Da er det viktig å ha én person som har kontroll og kan koordinere alt så godt som mulig.

Hun forteller at deres egen «kommune-TV», der de streamer pressekonferanser, og deres egen nettside har vært viktige kanaler i denne perioden.

– Med så mange og hyppige endringer i regler, råd og anbefalinger, har den jobben som vår nettredaksjon har gjort vært avgjørende.

Etter den første pressekonferansen forteller hun at det kom store mengder med spørsmål. Det kunne vært alt fra om dyrebutikker eller optikere skulle stenge, eller andre som spurte om man kunne besøke kjæresten eller en alvorlig syk mor.

– Kommuneoverlegen ble den personen alle skulle spørre om alt. Det er vanskelig, og det går ikke an å ta stilling til hver enkelt ting og hvert spørsmål, for i mange tilfeller vet man ikke og da må man få kunne si at man må komme tilbake til akkurat det. I denne fasen var det nyttig å ha en kommunikasjonsressurs tett på kommuneoverlege og ordfører.

Det viktigste budskapet i slike tilfeller var at i prinsippet skal alt stenges og man skal ha minst mulig kontakt, men mennesker eller dyrs helse skal ikke settes i fare.

Hun opplever at folk har vært redde for å gjøre feil.

– Folk har vært redde for å få bot eller smitte andre, og mange er pliktoppfyllende innbyggere.

Kommunikasjonsdirektøren i FHI: – Lettest å jobbe godt med kommunikasjon når du kan være sannferdig

Briefe fagfolk på kritikk

Når det kommer til viktige læringspunkter er det flere ting Stavik trekker frem. Blant annet er det i en slik situasjon naturlig at media retter et kritisk blikk på situasjonen.

– Det kan sette fagfolk ut av spill.

– I en sånn ekstrem situasjon er det utrolig viktig at vi som rådgivere briefer fagfolk godt om at kritikk kommer, at det er helt naturlig at det kommer og at det er medienes oppgave å stille kritiske spørsmål. Da må vi svare som sant er og forklare det vi vet - og det vi ikke vet.

Hun trekker også frem at det i et team er viktig med stor tillit til hverandre.

– Alle var litt i sjokk, kommunen måtte raskt stenges ned – og vi visste ikke hvor omfattende smittesituasjonen var, I løpet av året er vi blitt vant til korona, men i dette tilfellet ble vi alle tynget ekstra av alvoret. Det tror jeg gjaldt både for kommuneansatte, folkevalgte og innbyggere.

– Du har ikke tid til noe annet enn å gi råd og jobbe sammen. Det å bli kjent med hverandre, og det at kommunikasjonsfolkene sitter tett på der beslutningene tas er helt avgjørende, sier hun og forteller at selv om de ikke sitter i ledergrupper er fagsjefen for kommunikasjon med i alle ledergruppermøter. Vi i kommunikasjon opplever at vi blir lyttet til og vi har en kultur som gjør at man kan ta gode beslutninger sammen.

Mat, hvile og støtte

Hun vil også trekke frem at det er viktig å minne hverandre på at man trenger mat, drikke og hvile.

– Det er faktisk utrolig viktig. Man får adrenalin i en sånn situasjon. Det klarer man i to til tre dager, men man vil etterhvert bli sliten. For oss ble det to svært hektiske uker, med jobb fra tidlig morgen til sen kveld for mange.

Hun forteller at tett dialog med kommunikasjonssjefen og andre ansatte i FHI og i Helsedirektoratet var godt og betryggende. Og hun trekker frem at det at hun selv har jobbet i Helsedirektoratet gjorde at det var enkelt å ta kontakt.

– Vi som er kommunikasjonsrådgivere er trent og drillet, men vi er alle mennesker som blir påvirket og selvsagt også følelsesmessig engasjert i slike situasjoner, forteller hun og fortsetter:

– Noen har kanskje litt ærefrykt og høy terskel for å ringe direkte til kommunikasjonssjefen i FHI eller være i møter med øverste ledere i helse-Norge, men om den terskelen blir høy kan det gjøre deg usikker og igjen føre til en større påkjenning.

Sjette februar opplyste kommunen om at de mente at utbruddet nå var over, og fra og med 18. februar har det vært de nasjonale smitteverntiltakene som har vært gjeldende for Nordre Follo kommune.

Kommunikasjonsavdelingen har fortsatt mye å gjøre, men de ser at mediene nå begynner å snakke om andre ting som en kommune vanligvis tar hånd om.

– Det ser vi på som et positivt tegn på at hverdagen sakte men sikkert tas tilbake, avslutter hun.

Oslo jobber med å koronainformere nesten 700 000 innbyggere - på over ti ulike språk: – Man kan alltid bli bedre