Disse grepene har Bergen kommune tatt for å bli flinkere til å nå innbyggerne sine

Denne uken ble årets Klarspråkpris delt ut. I den anledning gikk Bergen kommune av med «Klarspråksprisen for kommuner og fylkeskommuner». En pris de har fått som følge av at de har jobbet systematisk med klarspråk igjennom mange år.

– I 2020 har vi høstet mye av fruktene av et mangeårig klarspråkarbeidet vi har lagt ned i de siste årene. Klarspråk har aldri vært så viktig som året som gikk. Vi har vært avhengig av å nå ut til innbyggerne våre med informasjon om smitteverntiltak, forteller informasjonsdirektør i Bergen Kommune, Eva Hille.

Dette er vinnerne av klarspråksprisene 2020

Via forskjellige kommunikasjonskanaler har de nådd ut med informasjon. Samtidig som de har bruke klart språk i tekstene sine, har de også brukt visuell kommunikasjon gjennom bilder og filmer. En annen taktikk for å kommunisere tydelig ut til innbyggerne.

– Det er ikke alle som syns det er lett å lese lange tekster. Noen syns det er lettere å forstå gjennom bilde eller film. Klarspråk handler for oss om å kommunisere ut et budskap som er forståelig for mottakeren. Gjennom tilbakemeldinger fra mottakerne om informasjonen vi gir ut, har vi hele tiden mulighet til å tilpasse oss, justerer og endrer når vi ser at innholdet ikke kommuniserer godt.

Skriveverksted for egne ansatte

Så tidlig som i 2016 begynte de å jobbe for en forbedret kommunikasjon. Det startet med at de ansatte i kommunen dro på kurs om klarspråk hos KS. Etter kurset så de et behov for å gå gjennom tekstene som var viktig for brukerne.

– Blant annet så vi gjennom brev vi sendte ut, og prøvde å gjøre de mer forståelig. Samtidig har vi jobbet mye med egne nettsider for å få teksten der til å være så klar som mulig. Vi ser at nettsidene våre er den viktigste kommunikasjonskanalene i dag,

– Vi har også arrangert skriveverksted internt hos ansatte i kommunen, legger Hille til.

Særlig under koronapandemien har Bergen kommune opplevd stor etterspørsel etter informasjon. Informasjonsdirektøren forteller at de har hatt en tidobling i besøk på nettsidene deres hvor de informerer om pandemien.

– Vi ser at det er en del spørsmål knyttet til vaksinasjon. I den anledning hadde vi blant annet en misforståelse som gikk på dette med bank-id som egentlig er en påloggingsmetode. Misforståelsen gikk på at noen trodde at de måtte ha med seg bankkort med id. Da har vi jobbet for å bli mer tydelig når vi går ut med informasjon nå.

Det siste året har Ingvill jobbet med å få kollegaene til å skrive klarere: Det har hun nå blitt hedret for

Rydd unna

Hille mener at klarspråk er et arbeid kommunen aldri blir god nok på, og her kan de alltid bli bedre.

– Når vi skriver noe som skal publiseres, får vi alltid minst en kollega til å lese gjennom teksten. Er det viktig informasjon som kan være vanskelig å forstå, er det flere som går gjennom teksten vi skriver.

I tillegg til korrekturlesing, prøver kommunikasjonsavdelingen også å skrive kortere tekster. Da blir det ikke så mye for mottakeren å lese. Hille er opptatt av å rydde unna unødvendig innhold.

– Vi ser at det er en kamp om oppmerksomheten til mottakerne, som ofte har mye informasjon og håndtere. Derfor er det en kunst å rydde unna unyttig informasjon og fremme den informasjonen de faktisk etterspør.

Video og bilder med klarspråk

I det siste årene har Bergen kommune prioritert å bygge kompetanse på å lage gode videoer både teknisk og innholdsmessig. Flere medarbeidere har gått på kurs for videoproduksjon, samtidig som de også har ansatt egne folk til videoproduksjon.

– På samme måte som vi jobber med tekstene våre, tenker vi også på den visuelle kommunikasjonen. Det skal være tydelig poeng og vi skal unngå alt av unødvendig informasjon. Ofte er budskapet lettere tilgjengelig gjennom bilde eller en film, det levendegjør informasjonen.

– Vi tar alltid utgangspunkt i brukeren, vi må tilpasse informasjonen til de som skal ta den imot, avslutter Hille

Mills med hemmelig stunt i Oslo: Delte ut 200 000 kroner til kriserammede bedrifter